oa办公协同系统总体目标

发布日期：2024-08-08 14:50:04 作者：成都码邻蜀系统开发公司浏览次数：137

1、总体目标

OA办公协同系统的总体目标是：“以先进、成熟的计算机和通信技术为主要技术，建设覆盖党政机关和企事业单位办公部门的办公信息系统，为单位提供通过网络技术与外界交换信息，打造高质量、高效率的信息网络，为领导决策和办公工作提供服务，实现办公现代化、信息资本化、传输网络化、决策科学化。 -制作。

办公自动化的真正含义并不是指简单地使用计算机处理收发电子邮件等日常办公任务，而是通过计算机系统的各种应用，使不同能力的员工能够共享信息、协同工作、远程工作。移动办公，并能够掌控工作流程，合理组织组织的公文和公文流程等办公工作，全面提高组织的办公效率，实现信息共享。这种基于计算机系统应用的办公可以称为办公自动化。

建立OA办公协作系统有两个基本目的：一是企业管理规范化、合理化、高效化，融合先进管理思想；二是为领导提供数据收集和分析处理。决定支持。

2. 系统概述

“奥林协同办公”是一套针对我国党政机关、企事业单位办公业务处理的办公自动化管理系统。

由于行业性质不同，不同行业的办公服务必然存在差异； “奥林协同办公”整合多行业、多单位的不同业务需求，针对中国企事业单位普遍关心的问题进行组织架构。

“奥林协同办公”是基于标准组件系统（Lotus Domino/Notes）和关系数据库系统（如Oracle、MS SQL Server等）的综合办公系统。该系统充分利用Lotus Domino/Notes丰富强大的功能和桌面性能，结合先进的Internet/Intranet技术和组件技术。它不仅本身形成一个完整的独立系统，而且还与奥林软件的ERP系统集成为一个完整的系统。该系统是我国企事业单位建设内联网和企业信息系统的最佳解决方案。相关阅读：Wisoft iCP oa协同办公软件与知识管理

奥林协同办公系统主要应用如下：

l 个人事件

l 日常业务

l 公共文件管理

l 行政治理

l 公开信息

l 内部交换

l 系统治理

个人信息是系统的私密信息部分，登录系统时使用的密码主要用于保护这部分内容。主要包括待办任务、电子邮件、个人文档、个人名片、日程安排、密码修改等功能。

事件管理和活动安排包括日常公务管理、公共信息管理、内部沟通等，如登记日常活动安排、查找某些个人的共同空闲时间等。

公文管理是最基本的办公自动化工具。在日常办公活动中，存在大量的公文处理任务，包括公文起草、公文传阅、审核、评估、公文登记、归档、公文处理等。内外部文件的阅览、查询、接收、分发等，是按流程处理的协同工作方式。

行政管理是针对单位内行政部门开发的功能模块，重点关注办公室人员日常涉及的重要业务，如访客接待、车辆使用、会议室使用等管理。

系统管理是对系统结构和数据备份的统一控制，方便系统管理员方便地管理系统。

三、系统特点

1、采用最新的互联网技术，实现信息的动态发布和实时更新； 2、全面采用浏览器/服务器（B/S）开发技术，最终用户无需安装客户端软件，打开IE即可使用； 3与奥林ERP系统无缝连接——通过DOMINO/NOTES R5强大的工作流程和数据库复制技术，实现NOTES数据库与奥林ERP系统的无缝连接，真正实现企业业务活动与工作流程的一体化。主动跟进。推荐阅读：超星进销存软件功能模块介绍

4、采用多达7级的系统访问权限操作技术和数字签名技术，符合C2级安全标准； 5、与其他应用系统高效扩展——利用本系统先进的核心连接器技术，本系统可以与所有企业应用系统紧密结合，充分利用企业数据资源；由于系统接口开放，可以在现有系统的基础上扩展新的功能； 6、数据统一后台保护，完全基于浏览器后台保护使得保护不局限于功能模块，而是可以根据信息内容进行高效组合； 7.支持B/S下的消息提示框功能（待办事件），无需安装任何客户端软件提供新消息到来的音频和视觉通知。

8.基于浏览器下功能强大的编辑器，可以保存修改、删除、添加等操作痕迹。同时可以切换到Word进行编辑，然后导入到编辑器中，对于习惯用Word编辑的人来说很方便。用户。

9、工作流程可以动态定义，比提前定义流程更适合管理现实。

10、用户界面定制：根据用户个人喜好和办公习惯定制界面； 11、利用ODBC、DECS、LEI技术与企业现有数据库集成，构建企业知识交流平台。

12利用Sametime技术实时在线搜索专家，进行专家定位和咨询。同时使用Sametime的多种功能可以进行知识交流和讨论。并可以举办从小到大的音频/视频聚会。

4.功效概述

(1)个人事件处理子系统：

为每个系统办公人员提供统一的私密事件处理平台，包括待办事件、电子邮件、个人通讯录、个人文档、日程安排、签名管理、密码修改七大模块。

(a) 1. 待办事项

用户进入系统后，系统自动将所有需要处理和浏览的文件放入“待办事项”中，并按类型、优先级、状态进行排序，并在下方提供新的待办事项主界面右上角。声音和视觉提示，点击文档链接直接进入要处理的业务文档，事件处理完毕后，可以通过简单的操作将待办事项状态更改为已完成状态，也可以将已完成状态更改为已完成状态。改回待办事项。状态。各种状态的待办任务可以根据个人需要随时删除。

(b) 2. 电子邮件

您只需点击导航栏个人事务栏下的电子邮件热链接图标，即可在界面右侧打开您的电子邮件收件箱，您的信件全部呈现在您的面前。

此时，您可以点击【发件箱】查看您已保存的已发送邮件；并在【草稿箱】中查看您未发送的邮件。如需发送新邮件，您只需点击【新邮件】即可打开并填写新邮件表格，开始输入您的内容并完成发送操作。为收件箱中未选中和已读的电子邮件提供符号提醒。与待办事项一样，当新电子邮件到达时，它也会提供声音和视觉提醒。也可以根据个人需要随时删除。各种状态电子邮件。系统在Mail 目录下为每个用户创建一个邮箱文件及其名称。每个用户都可以通过邮件系统接收和发送电子邮件。通过邮件系统，可以增加用户之间的合作、沟通、联系。实现信息的通知、存储、转发、交换。

相当于个人名片夹的功能，您可以根据个人需求添加通讯记录，系统自动进行分类管理。在这里您可以随时轻松查找任何好友的姓名、联系方式以及记录中的信息。个人情况。您可以在邮箱组列表中创建个人邮箱组，发送邮件时可以轻松完成群发操作。同时可以根据个人需要随时删除各种通讯记录。

通讯录包含的信息包括：姓名、性别、单位、部门、部门、职位、职称、办公电话、公司传真号码、单位地址、联系时间、家庭住址、家庭电话号码、家庭传真号码、电话、BP机器、手机、身份证号、邮政编码、E_MAIL、备注。

(d) 4. 个人文件

该模块允许您录入、分类和管理各种个人电子文档。但是，文档的大小应根据您的个人邮箱的物理空间来确定。同时，您还可以根据个人需要随时删除各种文档。

(e) 5. 日程安排

对系统需要用户管理的一些事项进行简要描述，并自动将结果记录到用户的个人日程中；为您提供有计划、增加效率提醒的备忘文档；用户可以随时关注预约，可以在自己日程的日程信息中添加、修改、删除邀请、活动、提醒、纪念日等；以便用户的日常安排能够有条不紊地进行。并且可以为每个设备添加提示时间，系统会在指定的提示时间范围内发出声音和视觉提示。

(f) 6. 签名管理

提供单位领导手写签名的管理。个人只有管理自己签名的权限；管理员有权限管理每个人的签名。通过访问需要添加签名的相关模块中心，可以将预先保存的个人签名显示在相应的位置。

(g) 7. 修改密码

在密码修改模块中，用户可以修改和管理自己的个人登录系统密码。若原密码输入错误或新密码与新密码确认中输入的密码不同，则修改将无法完成。注意：修改密码后，系统不会立即生效。可能需要几分钟才能生效，具体取决于服务器的处理速度和工作负载级别。

(2)日常公共事务管理子系统：

包括领导监督、通知管理、会议管理、领导排班、休假管理五个模块。

1、指导监督：

该模块主要是为领导者在工作上督促和管理员工而设计的。督导全流程包括：项目立项、交办、承接、承接报告、承接报告响应、督促等督导。可以查看按作者排序、排程的领导督导任务。领导人起草和监督的文件是一个自上而下的过程。通过领导监督，可以提高员工的办公效率，使领导下达的命令或任务方便快捷。很快就处理好了。

内容包括：监督事项、监督人、部门、起草时间、紧急程度、重点、重要内容、负责人。

您可以选择一位经理并检查他或她是否在外地。

监管指令发送给经理后，会立即进入经理的待办事项清单。

2、护理管理：

通知是有选择地将单位发生的事件告诉某些人，接收者可以对通知信息做出回应。您可以查看按作者或时间排序的相关通知。

内容包括：通知发布人、所在地部门、发布时间、现状、通知主题、通知内容、接收通知人员。

发出通知的人可以选择接收通知的人。您可以查看接收通知的人是否外出，并在通知发送后为接收人创建待办事项。

3、装配管理：

大会草案

内容包括：会议主题、召集人、主持人、公告时间、会议地点、参会人员、会议类别、会议日期、开始时间、结束时间、议程等信息。起草后，单击“发送”将通知发送到所选参与者的待办事项。会议通知发出后，您（包括参会人员）将无权修改。

签收收据

受邀者可以在待办事项中打开通知的热链接，直接进入会议通知进行通知签名。如果您能准时出席，可以点击预约出席按钮，系统会自动将签名信息反馈给会议组织者；如因时间或其他原因无法出席的，可以说明无法出席的原因。让会议主持人对会议参加者有全面的了解，并在必要时可以修改会议日期或时间以满足要求。

总结

活动或会议结束后，相关人员可以生成总结报告或会议记录，并将其附加到原始设备上以编制会议纪要。采用会议日程管理可以避免以往人工安排会议带来的通知不及时、人员遗漏、会议日程不合理等问题，对日常会议安排具有重要意义。

会议结束后，会议主持人将准备会议纪要。在会议管理主界面中点击他召集的会议主题即可进入写会议纪要操作界面，点击写会议纪要按钮即可进入操作。

笔记的内容包括：标题、内容、附加附件以及笔记者邀请。写完便笺后，您可以选择收件人。默认情况下，参与者的姓名将列在收件人中。您可以添加或修改收件人列表。最后，单击保存文档以供将来修改，然后单击发送将其发送给每个收件人。

4. 导游时间表：

领导排班部署模块的主要设计目标是实现单位领导每周、每月的活动动态登记、协调、公告等功能：该功能共包括4类人员：普通用户、排班申请者、排班人员审批人、管理员。普通用户可以随时查看审批人分配的当周、当月的单位主导排班。日程申请者（一般为二级单位领导）有日程安排申请权限，可以提交日程安排。这些日程表经日程审批人（通常是办公室秘书）确认后即可发布。

日程审批者可以随时更改已发布的日程，以应对紧急情况。所有用户都可以看到时间表的最后更新时间。

5、外出登记

主要目的是解决单位人员出差、休假、办公矛盾，营造和谐协作的工作环境。点击外出登记，可查看本单位所有员工当前外出情况。包括外出声明、外出排除和外出记录状态。

单位工作人员如需外出，可发出通知。点击起草声明进入外出登记表。按照系统提示填写出差时间、办公地点、原因以及是否选择秘书代理或指定其他人管理或暂停（注：目前状态栏应为外出声明）然后按“保存”保存当前申报单据。出差人员出差回来后，进入出差申报，打开出差前起草的出差申报表，进入编辑状态，将当前状态栏修改为：外出除外，然后保存文档，那么文档将从当前状态更改。出差页面被消除，放入外出记录中；成为单位人员出差记录，供查阅。

(3)公共文件管理子系统：

包括岗位管理、岗位管理、报表管理、文档管理四大模块。

1. 文件收集与管理

收文管理主要处理各级沟通，处理收文的登记、准备、传阅、传递、反馈等电子化处理；其管理流程操作类似，但流程更简单。

2. 文档管理

文件管理是针对济钢实际需求定制的一套可定制流程和监控的智能文件流转系统；能够有效、及时、有效地管理本单位或部门从草稿到文件撰写的文件流转。管理方便，包括起草、审核、会签、审核、下发、建档、打印、归档等一系列操作，使文件的起草、发送、传阅、指挥、审核变得非常简单。

3. 报表管理

该模块为领导及其秘书提供了书写、打印、管理报告和资料的理想系统环境。报告撰写管理子系统可以为领导起草复杂的会议文件和重要报告发言；可以为领导起草文件时提供在线信息。参考资料、综合资料、专题报告、重要统计数据和相关法律法规等支撑材料。报告审批功能是为了在工作中随机起草一些报告，并将报告发送给指定人员进行审批。主要功能包括报告起草、报告提交、报告审批、多级审批等。审核过程中，报告提交人可以实时了解审核进展情况。审批结果可以直接发布到公告栏，文件也可以归档。

4. 文件管理

该模块提供档案管理和借阅功能，包括借阅申请、借阅审批、借阅监控等功能。这里的借阅是指授权他人浏览该文档。提供非公文文件的分类、登记、查询、档案的筛选和顺序调整、档案的移交、拆包、封存和启封等功能。如果归档来自正式文件管理，纸质文件可以手动归档，而通过系统文件管理处理的文件可以电子归档。系统还提供灵活的档案借阅方式，包括电子邮件借阅、网上借阅电子方式以及填写借阅表等手工借阅方式。它还通过全文索引为文件提供强大的检索功能，可以进行文件检索。借阅查询。其他文件的输入可以手动将纸质文档转换为电子文件。对于文件中的借阅管理、转移、解卷、封存、解封等，我们按照兼容原则提供了可以使用的文件接口。它。

（四）行政治理子系统：

主要为行政部门提供日常活动的一些信息登记和管理，包括接待管理、会议室管理、车辆管理三个模块。

1.迎宾管理

处理单位欢迎一些事件登记和管理信息。

迎宾管理处理单的内容包括：受迎人姓名、迎宾时间、来人单位、来人职位、交通工具、来人电话、来人原因来访人数、接机司机、问候人姓名、主人位置、主人电话、访客地址、住宿费用、入住时间、即时时间、返回交通、门票价格、自己购买的门票、对方购买的门票、其他费用、欢迎总费用（元）、可以查看此表的人员、备注。

处理流程：进入欢迎管理-起草欢迎管理签名中要起草的表格；按本单位迎宾管理签字要求填写全部项目。填写并检查无误后，即可保存欢迎管理签名。

在欢迎管理列表界面点击欢迎查询，进入欢迎次数、频率、费用的查询统计；选择相关统计项目，点击开始查询，系统会自动统计您在一定时间内收到的欢迎次数。接待费用查询统计。

2. 会议室管理

主要工作是单位会议室的登记、申请、借用和管理。管理员可以根据具体情况点定义流程，定义本机的会议室申请流程；具体定义方法与文档发布流程定义相同。会议室使用情况统计是对会议室使用情况的详细统计，供单位员工查看。分为按会议室统计、按部门排序、按用户排序三种方式。您在填写会议室申请时可以随时查看当前情况。会议室的闲置状态。

3、车辆管理

管理员可以根据具体情况点定义流程，定义本单位的车辆申请流程；具体定义方法与发行流程定义相同。

车辆使用统计是车辆使用情况的详细统计，供单位员工查阅。分为四种方式：按车辆统计、按部门排序、按用户排序、按司机排序。

（五）公共信息子系统：

这里我们主要提供一些互联网上的公共信息，供单位员工查阅、浏览。为单位人员提供一个轻松、学习的网络世界。它包括最新新闻、常用信息、规则和规定、公共地址簿、布告栏、飞机航班和火车时刻表。

1. 最新消息

发布单位内部信息、国际新闻、国内核心新闻。单位人员可以按日期顺序查看相关信息，并可以通过关键词搜索信息。

新闻页面包含的内容包括：标题、类别、发布日期、新闻内容、发布者（隐藏）。

如果管理员想发布新的信息，可以点击“发布新闻”进入新闻信息表单进行注册。填写标题和留言描述后，点击“保存”即可将留言发布到网上，供单位员工审核。

2. 经常使用的信息

发布一些有关日常生活的信息。您可以点击按作者或日期排序查看相关信息；并且可以通过关键词搜索信息文档；如果管理员想发布新信息，点击“草稿信息”即可进入常用信息表单。可创建技术、经济、交通、综合等信息分类，有效管理信息文档。

常用的信息包括：标题、类别、创建日期、内容、作者。

三、规章制度

供应单位各项政策、法律、法规、规章信息可按类别、日期查看；也可以根据关键词进行搜索；如果您有起草新系统的权限，请点击“起草系统”进入系统类型表单流程发布样本信息。发布者可以在这里输入规章制度的分类：如法律法规、公司制度、部门职责等，也可以点击下拉框选择已有的分类。您可以对文档进行排序（如1、2、3等，也可以不输入任何内容）。按要求填写或修改内容后，点击“保存”按钮，保存文档并完成规章制度。输入和编辑工作。

规章制度表的内容包括：分类、出版日期、标题、解释。

4. 公共地址簿

用于登记单位内部人员以及与单位有友好关系的相关人员的一些通讯信息，以便单位人员进行网上查询。您可以点击按联系人或单位排序查看相关信息；并且可以通过关键词进行搜索。如果经理想要添加新的联系信息，请点击“添加通讯录”，进入常用信息表单。填写联系人姓名、单位名称、联系电话等信息后点击“保存”按钮，保存联系人文档并退出编辑页面。

公共通讯录内容：单位名称、联系人、职称、职称、公司电话、公司传真、手机号码、个人寻呼机、家庭电话、家庭传真、电子邮箱、公司网站、单位地址、单位邮政编码，评论。

5. 布告栏

该功能是使用广泛的功能，用于发布单位内部的各种通知、通告等；通知是每个人都可以阅读的公共文件。

布告栏的内容包括：出版者、出版时间、标题、内容。

公告板提供的基本功能包括：用户可以按日期顺序查看公告信息，支持全文检索，可按标题、日期、作者进行检索；另外，为了保证公告牌中信息的准确性，用户可以用来执行发布、修改、删除信息等操作。

如果管理员想要发布通知，点击“草稿通知”，进入要起草的表单。填写好标题和通知内容后，点击“保存”按钮即可将通知发布到网上，单位内任何人都可以在线浏览信息。

6. 飞机航班

部分国内外重要航班时刻表已安排。在航班时刻列表页面，点击“搜索”按钮，输入要搜索的内容，点击“搜索”按钮，系统会列出所有符合条件的记录。

7. 列车时刻表

国内部分重要列车时刻表已安排。在列车时刻列表页面，点击“搜索”按钮，选择要搜索的关键词，点击“搜索”按钮，系统会列出所有符合条件的记录。

(6) 内部交换子系统：

1.电子论坛