OA协同办公系统最重要的特点

一、OA协同办公系统的作用

OA办公系统可以规范管理，提高工作效率：通过工作流程系统，员工无需持有各种文件、申请、收据（如会签的公文、业务日记、费用报销等）进行工作流程审批）各部门之间。跑来跑去，等待审批、签字、盖章，这些事情都可以在网络上完成。一些高度灵活且难以标准化的工作流程也可以变得有组织。同时，由于系统设定的工作流程是可以改变的，不合理的环节可以根据实际情况随时调整，为企业流程重组提供有效的事实依据。

节省运营成本：OA平台最重要的特点之一就是实现无纸化办公，节省了大量的纸张和表格打印成本；工作类型审批流程可以为员工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅减少电话费和差旅费

消除信息孤岛、资源孤岛：OA协同办公平台的协同作用，可以彻底消除企业内部各业务系统独立、数据悬殊、信息共享程度低、管理分散等因素造成的问题。管理维护工作量大。信息岛和资本岛。

提高企业的竞争力和凝聚力：员工与上级沟通方便，信息反馈顺畅，为员工提供展示智慧和主动性的舞台。无疑，企业单位的内部凝聚力将大大增强。

2.OA功能介绍

1. 流程审批

流程建议：选择相应的工作表单（如收费申请、采购申请、咨询报告等），填写相应栏目或备注内容，然后提交到下一个审批（管理）环节，或另存为草稿。

审批管理：当前用户需要管理（或授权管理）的所有事情都显示在系统主页或我的待办事项文件夹中。打开即可在指定位置签署审批管理意见，也可以根据权限进行修改。活动表格中的内容。签署意见的方式包括：输入书面意见、调用常用审批术语、电子签名、调用手写签名、盖章等。

您可以返回之前的链接，或者直接返回赞助商。

您可以直接设置待审核完成的任务，并将完成信息通知给所有组织者。

如果当前链接不是最后一个链接，提交将自动流向下一个链接。

如果当前链接为最终链接，实际情况仍需要继续流动，可以将后续链接添加到工作流程中，继续提交。

监控和提醒：用户当前管理的所有事情都会自动归档到“我的完成”文件夹中。您可以直观地看到每个事物当前的处理环节，并向当前事物管理者发送提醒信息。

流程调整：如果当前处理人因流程设置错误或其他原因无法处理某项审批任务，可以安排该任务由其他人处理。

已完成的查询：用户可以根据权限范围查询已完成的工作单及审批内容。

统计分析：系统可以按照时间段自动对相似表格进行统计。统计的内容仅限于数字信息（如费用申请表、报销单等）。它可以对已完成和托管的表单进行计数。相关阅读：OA办公软件有哪些优势和特点？

2.行政综合

公告管理：发布系统内的各种公告、通告、决定、动态等。通知审计最多支持三个级别的审计。通知可以仅限于某些人，并且可以在支持图像标题的同时查看。点击通知标题即可查看谁已阅读或未阅读该通知。

信息管理：实现信息发布和保护管理功能。也可以指定信息对象，但信息发布不需要审核。

观察投票：可以通过设置主题，对企业关心或关注的话题进行网络投票。每个主题可以限制投票者范围，每个人只能投票一次，支持匿名投票。广泛应用于舆情观察、投票表决、人事审计等。

员工考核：名考核模范（如优秀）员工，可以限制每位考核者的最大投票数，并自动按效果排序。

紧急提醒： 对于某些重要事件，您可以设置系统自动提示，即每次登录OA时，都会自动显示提示内容。可以有多个提醒，提醒的频率可以是每天、一周中的某些天或每月的某些天。

外出登记：登记当前员工的外出情况：外出时间、外出地点、外出原因、返回时间等，以便了解员工的外出情况实时了解员工的外出意图。

3. 电子邮件

电子邮件系统作为信息传输和共享的重要工具和方法，满足了办公自动化系统最基本的通信需求。 RuvarOA的电子邮件模块可以与各种通用电子邮件服务器软件配合使用，也可以在内部独立使用，实现内部邮件与内部邮件的无缝集成，并提供离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动化等功能。吸收、分类、归档等多种功能。

OA允许您通过后台管理限制个人邮箱空间大小，限制某些账户收发POP3邮件，或者监控某些账户发出的邮件内容。

4. 文档中心

文件分类：可以根据企业的管理需求，创建不同的文件类别来存放相关文件。可对文件上传、浏览、删除设置严格的权限。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等多种文件格式。

文件上传：可以上传单个文件，还支持批量文件硬盘复制，方便企业原有海量文件的上传。

文件查看：用户可以根据权限浏览或下载相关文件。

5、部门规划

周计划：安排部门每周每一天的工作计划。起草计划时，上周未完成的计划内容会自动重写。计划拟定后，由部门经理审核后提交管理部门汇总发布。部分计划实施负责人可以根据计划完成状态将每个计划设置为已完成、已取消或未完成状态，计划管理部门将在计划周结束后将所有处于已完成状态的计划归档。

月度计划：拟定部门月度工作目标以及与目标对应的规划实施计划，由部门经理审核后提交管理部门汇总下达。部分计划实施负责人可以根据计划完成情况提供各计划完成情况分析或未完成原因分析，计划管理部门将所有计划完成情况归档后计划月末。

六、任务安排

任务安排实现日常工作任务的安排和下放，指定任务负责人，对工作从上到下、从总量到分钟的统一安排和管理。

跟踪检查：主管可以对分配的工作任务进行跟踪检查，让管理者能够直接、准确地监控和管理工作进度。

7. 事故报告

用户可以编制每日工作报告、周工作报告、月度工作报告等各类工作报告总结，并提交给相关领导审核。部门领导和部门领导可以审阅整个部门的汇报内容。

8.手机短信

短信发送、接收和管理支持群发，可与OA内部管理功能结合，自动发送待办事项通知、提醒通知、会议通知、日程提醒等。

9. 个人办公室

个人日程：个人日程安排和备注，并且可以设置手机短信自动提醒。

工作日记：个人日记。日记可以与部门、上级或所有用户共享。

个人通讯录：员工个人通讯录信息可导入OA企业邮件系统。

个人设置：个人基本信息设置、签名格式上传管理、登录密码修改、流程审批和日程授权。

个人文件夹：创建个人文档中心，可以创建文档类别，支持多个文件同时上传，支持文件夹之间文件移动。

10.常识治理

知识整理：对企业相关知识进行分类整理并提交审核。

知识审核：对提交的知识草稿进行审核，验证知识的正确性和有用性。

知识回顾：浏览知识并对知识进行评论。

11. 装配管理

包括会议室管理会议安排、会议查询、人员查询以及会议室查询、会议提案、会议纪要等功能。用户可以利用系统提供的功能，合理安排会议并全面管理会议记录，并查看会议状态，如出席情况、会议纪要等。

12. 车辆管理

车辆登记：建立相应的车辆档案，详细记录购买情况和车辆情况。

用车管理：用车申请、审核、用车调度管理；汽车调度订单的变更；还车登记。

车辆管理：登记和管理车辆维护、事故和费用。

统计报表：按部门、时间、车辆生成相应的里程和费用报表。

13. 物资管理

耗材采购：耗材管理人员对采购情况进行登记，可以对各种办公用品设置库存报警值，方便办公用品管理人员进行相应的及时查询，有利于保证办公用品的正常库存。

请购管理：登记需要办公用品的用户，自动实现库存扣减。

查询统计：可以通过部门、时段、类别等不同方式进行相应的统计查询。

14. 资产管理

设备档案：管理企业或部门设备的详细信息，并可自定义字段。

设备使用：可以对设备进行接收、归还、转移、修理、清洁等管理操作。

设备折旧：提供多种折旧计算方法。

导出管理：可以将设备文件导出为WORD或EXCEL文档。

15. 条约治理

合同录入：录入并维护企业签订的各类业务合同信息。每份合同可附有多个附件及相关补充合同。

合同借款：合同借款申请、审批、审核流程的管理。

合同暂停：在建合同暂停申请及审批管理。

条约查询：根据各种条件查询条约信息。

16. 举报中心

报告模板：定义报告类型，如财务报表、行政报表等；以及不同类型常用报表的页眉、页脚、内容栏、计算方法等项目。

报告填写：填写相关报告的内容。完成后，您可以选择指定的读者进行提交。

报表查询：根据权限查看提交的分类报表。如果发送新报告，系统会自动发送电子邮件并弹出界面提示。打开的报告可以转换为EXCEL文件或直接打印。

17、企业文明

电子论坛：允许用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户区域。在实现内部员工沟通的同时，还可以作为日常办公讨论功能，大大提高内部沟通的效率。电子期刊——期刊投稿：用户可以向期刊相关栏目提交文章，系统可以统计用户的投稿总数。

18. 常用查询

OA提供了一些办公过程中可能用到的信息查询工具，如万年日历、偏远区号、邮政编码、规模换算等，用户可以添加更多的查询工具。

19. 后台治理

组织管理：设置公司部门、职位、角色、群组、群组权限。

账户管理：分配和管理用户登录账户、密码、角色、归属组、登录IP限制等。

表格定义：规划过程中需要审批的工作表格的格式和内容；支持多页表单；可以设置表单的访问权限；支持嵌入脚本文件。

流程定义：为工作表单设置默认管理链接并以图形方式进行定义。

每个流程环节的管理者可以指定具体的人，可以是角色或职位，也可以留空，由提交者选择；

多个管理者过程中可以选择是否会签；

支持多方向流程，流向可设置为根据条件自动选择或由提交者选择；

流程中的每一步都分配了操作表单的权限，例如修改指定字段、在指定区域签署意见、留下评论痕迹、更正、书面权限等。

功能管理：根据实际需要屏蔽未使用的功能模块，添加用户自行开发的功能链接。