印刷ERP系统实现图书出版全流程标准化管理

印刷ERP系统的应用为企业数据信息的精准化和解决方案的集成化提供了解决方案。出版单位应借鉴ERP系统，与具体业务流程相结合，加强纸质资料信息化建设，特别是纸质资料批次信息动态跟踪管理系统的建设，实现整个纸质资料的标准化管理。图书出版的过程。

纸质材料是出版单位经营活动中不可缺少的基础材料。它们是图书印刷的主要原材料，占图书出版成本的很大比例。目前，除少数出版单位采取自存纸张管理方式外，大部分都有印刷单位储存纸张。在这些论文的管理中，存在着信息对接不够、链接转换不顺畅等问题。纸张批次管理是保证图书质量的首要环节，也是出版单位管理中的薄弱环节。笔者想就出版单位如何利用ERP系统（企业资源计划）对印刷单位存放的批量纸张进行管理，从而保证图书出版的内容质量来分享自己的看法。

1.批次管理的概念

批次管理侧重于物料的使用管理。一般是根据企业在采购、库存、生产、销售等方面的需要来设定，力求使物料管理达到更加精准、细致的水平要求和“溯源”的质量要求。针对纸质物料先进先出的特殊管理需求，批量管理是当前条件下可行的方法。当纸质材料价格波动时，仓库会根据不同价格区分批次；当价格稳定时，仓库会根据纸张厂家不同生产日期区分批次。

2、纸质材料批次管理现状

目前，出版单位的纸质资料大部分由印刷单位保管。出版单位与印刷单位签订合同时，要求印刷单位在使用纸质材料时按照“先进先出”的原则实行批次管理。但由于印刷单位的存储能力有限，纸质材料往往无法实现批量存储。此外，由于保管人责任缺失等原因，纸质材料常常存在“后进先用”或混批等实际问题。此外，出版单位的物资管理人员在盘点纸质材料时，一般只注重检查“表面数字”是否准确，而没有深入检查印刷单位是否严格执行批次。纸质材料的管理。

从纸质材料采购和入库的角度来看，当材料价格稳定不变时，出版单位的材料采购人员办理同种材料（包括相同品牌、重量、类型、规格）的入库时）、多批外购材料的纸张都归入同一个会计科目，导致印刷人员在下达印刷订单时无法准确掌握每批材料的库存状况；另外，印刷人员向印刷单位提供的印刷订单仅显示纸质材料的名称，这也加剧了印刷单位保管人员管理纸质材料的难度。

3、强化印刷ERP系统在纸材批次管理中的重要性

纸材料批次管理专业性强，涉及盘点、审核、对账等一系列操作规范和业务流程。必须利用信息技术，特别是ERP系统的移植和应用来保证纸质材料批次管理系统规范的落实。信息数据延伸到根。

(1)使用印刷ERP系统可以解决纸张批次的灵活管理问题

批量凭证管理和图书成品管理是相辅相成的两个方面。纸质资料外包装标签批次凭证的管理一般由印刷单位负责，而纸质资料仓单和图书成品的管理通常由出版单位负责。这就要求印刷单位和出版单位需要各负其责、各司其职。更需要加强对接、融合、互通。但从纸张批次管理现状来看，确实存在“用用分离”等一些不容忽视的问题。利用ERP系统进行纸张批次管理，可以实现信息流与物料流的一体化链接，避免纸张批次管理不灵活的问题。

(2)使用ERP系统可以避免人工选择纸材色差的问题

出版单位的材料采购方向同一纸张生产企业采购同类型的纸张材料时，虽然订单合同中一般注明纸张质量、白度与上次采购订单相当或提供样纸，但在纸张加工生产过程中，由于颜色（染料）材料、干燥温度、纸浆硬度、漂白纸浆白度及增白剂、制浆原料及蒸煮方法、纸浆清洁度等因素，会造成不同生产时期纸张颜色的差异。印刷机组操作员在操作过程中经常会做出人为选择。尤其是在剪纸、印刷过程中，往往忽视纸质材料的色差，很容易使成品书成为“夹心饼干”，在一定程度上影响了读者的阅读兴趣。利用ERP系统进行纸张批次管理，可以很好地解决纸张批次管理流程不够标准化的问题，消除随机性错误。

(3)使用ERP系统可以减少对书籍设计的干扰

现代书籍的书籍设计过程不仅包括制定具体的物化方案以实现整体设计，还包括材料品种的选择和印刷方式的选择。一般来说，在印刷设计中，纸张越白越好。设计师可以充分利用纸张白度的差异，实现丰富的设计感官效果。但如果书籍印刷时初步设计的纸张白度与后期原纸色差的选择存在真正的冲突，就会影响方案的设计定稿。利用ERP系统进行纸张批次管理，可以从源头上杜绝设计“周转”，提高图书出版的时效性。

4、ERP系统中纸质材料批次管理的实现

采用印刷ERP系统，实现纸质材料的批量管理。应根据出版单位采购、仓储、外发等方面的需要设置。从完善业务管理要素入手，整合数据信息流和纸质物料流，使纸质物料管理更加精准、规范、及时、高效。

(1)基于印刷ERP系统建立纸质材料基础信息数据库

纸质材料基础信息的完整性、准确性和规范性是纸质材料批量管理的前提和基础。基于ERP系统的纸张批次管理应遵循印刷纸张分类方法，采用编码方式，重点分类收集“克重+品牌+品种+规格+单位+生产厂家”等纸质材料的基本信息，建立纸质材料基本信息数据库。在保证数据准确、完整、同步的基础上，实现纸质材料的动态管理和标准化操作。

(2)纸质材料的储存

仓储作业是库存管理最基本的作业之一。纸质材料的仓储作业一般可分为采购仓储、调拨仓储和剩余仓储。

1.采购及仓储

一般来说，造纸企业不在配送地点设立仓库，大多根据客户采购订单安排生产。出于生产和物流成本的考虑，造纸企业只有在每个特定品种的单次采购量达到一定数量时才会接受订单。因此，对于出版单位的同一份采购订单，纸质材料应来自同一生产批次。出版单位纸质材料采购人员应根据需要在ERP系统中编制纸质材料采购订单，完善关键采购要素信息。纸质材料采购订单包括采购订单编号、生产厂家、材料名称、采购数量、单价、金额、发送单位等信息。

各印刷单位保管人员收到纸质材料时，首先应根据供应商提货单的内容逐项检查验收实物，避免纸质材料出现质量问题和数量错误。验收后，开具材料收据单（含纸质材料）。品种、重量、规格、品牌、数量）并取样。出版单位的物资采购人员根据印刷单位保管人提供的物资入库单确认入库数量。纸质材料入库单包括采购订单号、入库单号、生产厂家、材料名称、印刷单位、入库数量、批次号等信息。

批号是重要的标识，使物料进出仓库的流向清晰可追溯。批次编号的原则可以根据纸质材料的价格属性来安排。该数字由两部分组成。其中一部分是购买次数，可以设置为四位数；另一部分是纸质材料的价格，可以设置为六位数。不足六位的，在前面加“0”，如0001021345。同一张纸质材料采购单上的纸质材料分配给不同的印刷单位，批号设置相同。

批次编号规则确定后，需要明确批次管理的级别。系统设计过程中，考虑到同一批纸质材料会分配到多个印刷单元，当不同印刷单元的特征值相同时，将批次级别定义为物料级别，采用“批次号” +材料名称”作为标志。

出版单位的素材采购人员应当在印刷单位提供的样品上注明素材名称和批号，并存档，以便纸质素材质量跟踪分析。出版单位的素材采购人将纸质素材的批号告知印刷单位保管人。印刷单位保管人员可在相应纸质材料的外包装标签上进行标记或根据批号将纸质材料存放在存储位置，以方便对纸质材料进行“向后”区分。印刷单位保管人员和出版单位采购人员应当分别保存纸质资料外包装标签和纸质资料入库单，作为批次凭证管理的依据。

2、转运入库

库存调拨是两个印刷单位之间纸质材料的相互调配。例如，印刷单位A需要从其他印刷单位调配同类型的纸材。出版单位的物资管理人员首先需要确认印刷单位A的纸质材料的库存数量并核对批次号，然后检查其他印刷单位是否有与印刷单位A相同的批次。进行转移订单。调拨单生成后，付款单位对应的纸质物料出库，减少库存。若调拨的纸质物料批次号与收货单位库存物料批次号一致，则增加该批次号的库存；若不一致，则以收货单位的批号为原厂值。

同一批纸质材料放置在多个印刷单元中，及时监控各印刷单元同批次纸质材料的库存状况。通过分配及时合并各印刷单元的余纸，可以最大限度地提高纸张利用率。

3. 剩余部分入库

为保证出版单位纸质材料库存资产的安全、完整，保证账目一致，出版单位必须定期或不定期进行库存检查，查清库存剩余、库存短缺、破损金额等。以及原因。

系统自动生成纸质材料库存清单，清单内容包括：纸质材料名称、批次号、存储印刷单位、当前库存数量。库存期间，暂停所有进出操作，以保证库存的准确性。盘点时，仔细清点不同批号纸质材料的现有库存，并准确输入电脑。系统自动计算纸质材料的盈亏数量和盈亏金额。如果将纸质材料的库存数量调整为实际盘点数量，就会有剩余入库和损耗出库两次操作。库存将相应增加或减少。这种增加或减少反映为某批次某些纸质材料的库存数量的增加或减少。

(3) 纸质材料出库

纸质材料的出库操作可分为正常出库、销售出库、分配出库和库存赤字出库。

1、正常发货

当出版单位的印刷人员发出图书印刷指令选择纸质材料时，系统会根据批号的顺序，按照批号的序号，按照“正序”的原则显示纸质材料。先进先出”供印刷人员选择。若该批次纸质材料数量充足，则打印打印订单，占用库存数量相应增加；如果某一批次的纸张材料不够，为了避免断纸的产生，需要选择下一批的纸张。使用材料时，适当增加材料用量，避免书籍出现色差。印刷单位相关人员确认印刷订单无误后，减少纸质材料的实际库存。印刷单位保管人员应严格按照印刷的印刷单上的物料名称、出库数量、批号进行操作，不得随意更改。在实际工作中，出版单位的印刷人员一天可能会使用同一种纸质材料印刷多本书。为了更好的管理批次，系统中设置了占用库存数量和实际库存数量。根据印刷形式选择材料批次时体现。

2、出库销售

销售出库是根据销售出库的实际数量、纸质材料名称、批号创建出库单。如果纸质材料销售给印刷单位，印刷单位因印刷单位自身原因造成书刊印刷过程中纸张浪费，印刷人员应及时核对所用纸张批次并进行销售发货，防止纸张批量不准确。纸质材料。性别。

（4）纸材库存调整

纸质材料进出库库存调整是指在某些特殊情况下，人为地增加或减少某一批次纸质材料的库存数量。库存调整和库存调整必须经相关领导批准并由专人执行。负责运营。

加强印刷ERP系统在纸质材料批次管理中的应用，可以最大限度地提高纸质材料的利用率，提高内部精益管理水平，保证图书质量的稳定；同时，利用批次管理中积累的大量数据，还可以对质量、工艺、技术进行多维度分析，实现外部延伸管理。